مذاکره با ذینفعان ؛ بهترین توصیه‌ها برای مدیران محصول

تعابیر زیادی از مهارت‌های یک «مدیر محصول» وجود دارد، «آینده نگری»، «رهبری»، «تصمیم گیری» و خیلی چیزهای دیگر. اما در مذاکره کردن چطور؟ مثلاً مذاکره با ذینفعان. آیا یک مدیر محصول می‌تواند یک «مذاکره کننده» خوب هم باشد؟

در میان مهارت‌های یک مدیر محصول، به ندرت به توانایی مذاکره اشاره می شود، با این وجود، در واقعیت یک مدیر محصول نیاز به بینش  سیاسی خوبی دارد و مدیریت محصول برآیند تنظیم و مدیریت انتظارات در یک کسب و کار است. اینجا تعدادی از مواردی که در مذاکره با ذینفعان به آن ها علاقه دارم را با شما به اشتراک می‌گذارم تا بتوانید فوراَ آن‌ها را امتحان کنید.

قبل از هر چیز جایگاه خود را قوی کنید

در کتاب تفسیر جنگ گالی نوشته جولیوس سزار، یکی از موفق‌ترین جنگاوران و سیاستمداران روم باستان، آمده است که یکی از مهمترین استراتژی‌های استفاده شده توسط او تقویت جایگاه فردی قبل از هر چیز دیگری بوده است. در نهایت اگر شما به درستی زمین مبارزه خود را آماده نکرده باشید، در موضع ضعف قرار گرفته و در نتیجه نخواهید توانست تا چیزی که برای آن مبارزه می‌کنید را به دست آورید. این موضوع برای مدیران محصول نیز صدق می‌کند. در واقع، ما مدیران محصول همین نکات ساده را نادیده می‌گیریم.

نکاتی که من قبل از وارد شدن به یک جلسه با مذاکره با ذینفعان در نظر می‌گیرم:

برای مذاکره با ذینفعان؛ آنها را بشناسید و بدانید با چه کسانی صحبت می‌کنید!

اولین گام در مذاکره این است که در مورد اینکه ذینفعان شما واقعاً چه کسانی هستند ، دقیق عمل کنید. برخی از پیچیده‌ترین محصولاتی که من روی آنها کار کردم فقط تعداد اندکی از ذینفعان دارند – شاید سه یا پنج مورد. افرادی هستند که نظراتی دارند، می‌خواهند در کار دخالت داده شوند و یا فقط نظر خودشان را قبول دارند! – اما این چیز ها کسی را ذینفع نمی‌کند .

از دید من ذینفع کسی است که ارزش افزوده و یا منفعتی و مسئولیتی در توسعه محصول دارد. نظیر سرمایه‌گذار ، یا کسانی که در مورد خروجی محصول مسئولند، مثل مدیر مالی، بازاریابی و یا فنی.

نکته مهم در مذاکرات این است که شما باید بی‌رحم باشید، افراد غیرمسئول و حواس‌پرت را کنار بزنید و آنهایی که متعهد به کار و مسئولیتشان هستند را شناسایی کنید. همیشه تعداد چنین افرادی از آنچه شما فکر می‌کنید کمتر است.

چشم انداز به عنوان یک ابزار در مذاکره با ذینفعان

اگر ندانید به کجا می‌روید، هیچ‌گاه به مقصد نخواهید رسید. یک چشم انداز خوب حداقل باید این سه مورد را مشخص کند: مشکلی که قرار است حل کنید، مشکل را برای چه کسی حل می‌کنید و به دنبال چه نتیجه‌ای هستید. (نتیجه را باید با KPI های مستحکم و معنی‌دار بررسی کنید). بدون دانستن چشم‌انداز به هیچ‌وجه با مذاکره با ذینفعان را شروع نکنید.

شما نمی‌توانید بدون داشتن یک موضع مستحکم مذاکره‌ای را آغاز کنید چرا که هیچ مکانیزمی برای عقب راندن نظرات غیرمطلوب طرف مقابل، یعنی نظراتی که با هدف شما همسو نیستند، نخواهید داشت. به همین دلیل است که گفته می‌شود حفظ تعادل بسیار مهم است.

در مذاکره با ذینفعان حفظ تعادل بسیار مهم است

زمانی که شروع می کنید ، پایان و هدف مذاکره را در نظر داشته باشید . به عنوان یک مدیر محصول ، شما یک قصه گو هستید ]فراموش نکنید بهترین قصه گو برنده است – مترجم[ .

شما باید بتوانید از تعدادی پارامتر به یک نتیجه برسید، بخش بزرگی از این فرآیند هم ترسیم این پارامترها به نتایج مشخص و در نهایت جمع‌بندی آن‌هاست. نتایج و خروجی ها باید منطبق بر چشم‌اندازی که در بالا شرح دادیم باشند . نکته مهم آن است که اکنون در نظر داشته باشید هر چیزی را که با خروجی‌ها منطبق نبود دور بیاندازید. «این ایده خیلی خوبه ولی با خروجی‌های این محصول نمیخونه و الان توی برنامه نمیره».

موقعیت خود را توجیه کنید

اینکه ما فقط احساس کنیم که یک ایده خوب است یا بد، به اندازه کافی خوب نیست. نگذارید که بخاطر اینکه نمی‌توانید تلاش‌هایتان را به عقب برگردانید، در حالی که می‌دانید کاری اشتباه است، آن را در لیست انجام قرار دهید. شما باید بتوانید چرایی توقف یک کار و یا کنار گذاشتن آن را بدانید. این می‌تواند مربوط به وجود توجیه در کار، بازده سرمایه‌گذاری، هزینه تاخیر و یا هر چیز دیگری باشد، اما دلایلی داشته باشید که با دادهها توجیه می‌شوند.

یک مدیر محصول نباید مانند یک دیکتاتور رفتار کند. برای اینکه مسئولیت‌پذیر باشید، شما باید چرایی شروع به توسعه هر چیزی را بدانید. تحقیق کنید، مطمئن شوید که کاربران را می شناسید، با سهام داران و ذینفعان مذاکره کنید و به تیم خود مشاوره دهید. سرکش و غیرقابل کنترل هم نباشید !

خب ، حالا که زیرساخت لازم را آماده کردیم بیاییم به اصل مطلب بپردازیم!

در مذاکره با ذینفعان بازی نکنید، خود را درگیر ماجرا کنید!

افرادی که در تیم‌های با ذهنیت توسعه چابک کار میکند، با مفاهیمی همچون مدیریت درون تیمی، ارتقا دائمی و تست‌های شکست آشنا هستند. برای بسیاری از افراد راه انداختن یک کسب و کار – آن‌هایی که برای بخش تجاری یک سازمان مسئول هستند – این چیزها اثر زیادی دارند اما عموماً بسیار ضعیف پیاده می‌شوند که منجر به شهرت نادرست این متدولوژی می‌گردد . هدف نهایی یک کسب و کار «چابکی بهتر یا بیشتر» نیست، بلکه به انجام رسانیدن کارها با استفاده از قابلیت‌های بهبود یافته تحویل کار است.

کمتر تعلل، بیشتر محصول – این نقش یک مدیر محصول است. پس بیایید با بررسی ماهیت و سرعت تعامل، مثال‌هایی را بررسی کنیم:

سوال‌های باز بپرسید

در مذاکره با ذینفعان کنترل وضعیت را با دعوت طرف دیگر به گفتگو در دست بگیرید. اول شروع کنید و سریع هم شروع کنید. من یک روش خیلی خوب برای انجام این کار یافته‌ام که بتوان ابتکار عمل در مذاکره را در دست گرفت. در زیر بعضی سوالات متداول برای مذاکره را می‎‌نویسم:

۱- به چه چیز فکر می‌کنید؟

۲- چطور می‌توانم کمک کنم؟

۳- از کجا می‌خواهید شروع کنیم؟

۴- چطور این کار را می‌کنیم؟

…سپس، مکالمه را ادامه دهید 

۱- کل موضوع را گفتید‌؟

۲- چیز دیگری هست‌؟

۳- بزرگترین چالشی که اینجا دارید چیست‌؟

۴- هدف از این بحث چیست؟ به کجا قرار است برسیم؟

تمرکز را خلق کنید

جلسات نباید زمان محور باشند ، بلکه باید خروجی محور باشند. افراد فقط به این خاطر جلسات را زمان محور می‌چینند چون Outlook به آنها اجازه تنظیم جلسه را فقط بر اساس زمان می‌دهد. زمانی که آماده نیستید، در جلسات شرکت نکنید، چرا که شما باید خود را به عنوان رییس جلسه ببینید و خروجی جلسه را مدنظر خود ایجاد کنید، آن را به اشتراک بگذارید و بدانید به کجا می‎‌خواهید برسید و فرآیند را هم زیر نظر داشته باشید.

قبل از تشخیص مشکل، خوب گوش دهید و آن را بفهمید 

همانطور که در بالا دیدیم، شروع جلسه با گوش کردن به دیگران، بهترین راه آغاز جلسات است. بعد از اینکه خوب گوش کردید و همه صحبت‌هایشان را کردند، از این سه اصل استفاده کنید و جلسه را ادامه دهید:

۱- تصدیق کنید: با آنچه که گفتند مواجه شوید و پاسخ بدهید. مثلا : «می بینم که اینجا یک مشکل واقعی داری و دلیل اهمیت اون رو میفهمم، ممنونم از اینکه اون رو با من به اشتراک گذاشتی»

۲- پل برنید: موضوع را به سرفصل جلسه مرتبط کنید. مثلاً : «فکر می‌کنم سوال واقعی این است… » ، «از چه کس دیگه‌ای هم سوال کردی؟ فکر می‌کنم اون‌ها هم گفته باشن…» ، «منظورت چی هست از … ؟ من فکر می کنم منظور شما …» .

۳- منتقل کنید: موضوع را به مسیری ببرید که از خروجی جلسه انتظار دارید . «کاری که من میخوام بکنم این است که … » ، «توصیه من این است که… »، «اجازه بدید توضیح بدم به چه سمتی میخوایم بریم …».

به علاوه ، فقط برای جمع‌بندی؛ نه گفتن را یاد بگیرید. ما از کودکی یاد گرفته‌ایم که همیشه بگوییم «لطفا» ، اما ما دیگر بچه نیستیم و مدیریت محصول هم یک کار بچگانه نیست. نه گفتن ساده‌ترین راه در ایجاد یک انتظار و توقع از طرف مقابل است و در مواقعی بهترین کار رد کردن یک درخواست خواهد بود.

بله؛ آن‌ها از شما ناراحت خواهند شد ولی مدیریت، مسابقه محبوبیت بین دیگران نیست. هیچکس هم نگفته که مدیر محصول بودن شما را به بهترین دوست دیگران تبدیل می کند. جایزه و محبوبیت شما زمانی است که یک محصول عالی را وارد بازار می‌کنید.

این چیزی است که شما می سازید

تمام درخواست ها و ویژگی های محصول دارای مقادیر نسبی هستند. هر چیزی قابل تقسیم، داد و ستد و متوقف کردن است. به یاد داشته باشید که هر تصمیمی احساسی است – گرچه برای پیشتیبانی از تصمیم باید داده‌های زیادی تهیه کنید – و این ماهیت انسان بودن ما است. طرح سؤالاتی از قبیل: «اگر من این کار را برای شما انجام دهم ، از کدام کار خودم باید دست بکشم؟» و «چه بخشی از این کار برای شما مهمتر است؟» به شما کمک می کند تا این ذهنیت که شما برای دستور گرفتن آنجا نیستید.

مسئولیت معوق، اصطلاحاً زمانی است که افراد می‌خواهند از شما کار بی‌حاصل بکشند، فقط در صورتی بگذارید این اتفاق بیافتد که واقعاَ آن را بخواهید. به یاد داشته باشید که برای تمام ابزارها، تکنیک‌ها و تجربیات و تکنولوژی در اختیار دارید، مدیریت محصول در سطح بین‌المللی در نهایت در مورد نحوه تعامل با دیگران است – بنابراین برای ارائه محصولاتی شگفت‌انگیز، با ریسک توسعه بالا و به ظاهر غیرممکن که کاربران شما آن را دوست خواهند داشت، روی حرف خود بایستید و اجازه ندهید تا به حاشیه رانده شوید.

جمع بندی  مذاکره با ذینفعان

ابتدا جایگاه خود را تقویت کنید:

۱- بدانید چه کسانی ذینفعان محصول هستند.

۲- از چشم‌انداز به عنوان یک ابزار برای جلوگیری از کارهای غیر موجه استفاده کنید.

۳-همسویی دیگران با چشم‌انداز بسیار مهم است و باید مداوم باشد.

۴- باید قادر باشید تا موقعیت خود پیرامون یک موضوع را همیشه توجیه کنید.

 کار را به بازی نگیرید بلکه خود را درگیر آن کنید :

۵- سوال‌های باز بپرسید و بر موقعیت حاکم باشید.

۶- تمرکز داشته باشید و نگذارید افکارتان پریشان شود.

۷- قبل از تشخیص مشکل؛ به آن گوش کرده و آن را درک کنید.

۸- این‌ها همان چیزهایی هستند که شما برای توسعه یک محصول خوب استفاده می‌کنید، پس روی پای خود بایستید و در مذاکره با ذینفعان آنچه درست است را انجام دهید.

نویسنده: ادوارد اسکاچر
منبع: وبسایت MindTheProduct

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *