چطور بدون استفاده از “چرا” بپرسیم “چرا؟”

در هنگام تصمیم‌گیری‌های مدیریتی در کسب‌وکارها، سؤالی که اغلب مدیران از پاسخ به آن طفره می‌روند این است: چرا؟

چرا اینگونه است؟ در این مقاله می‌خواهیم به این پرسش مهم پاسخ دهیم.

شما احتمالاً در مورد تکنیک 5چرا شنیده باشید؛ استفاده از این تکنیک به دفعات توسط افراد مختلف توصیه شده است اما به ندرت استفاده می‌شود. بخاطر دارم که در شرکت قبلی که مشغول به کار بودم، قوانین و ملاحظات داخلی به شدت رعایت می‌شد و به همین دلیل یکی از مدیران ارشد از ما می‌خواست تا به صورت مستقیم از سهامداران و سایر ذینفعان نپرسیم “چرا؟”. در آن زمان فکر می‌کردم که این استراتژی موجب اتلاف زمان و انرژی می‌شود. اعتقاد داشتم نزدیکترین راه ارتباط بین دو نقطه یک خط مستقیم است و پرسیدن “چرا” همان خط مستقیمی بود که من را به ذینفعان متصل می‌کرد. امروز هنوز هم معتقدم که نزدیکترین راه ارتباطی رسم یک خط راست است اما باید به تمام عواقب احتمالی اینکار نیز فکر کرد. “چرا” زمانیکه به روش درست پرسیده نشود، به یک سؤال پرخطر تبدیل می‌شود.

بر اساس تجربه من بسیاری از مردم از پرسیدن “چرا” اجتناب می‌کنند به این دلیل که خود دوست ندارند به این سؤال پاسخ دهند. پاسخ به آن ممکن است زمان‌بر و یا خسته‌کننده باشد، همچنین باعث شفافیت و آسیب‌پذیری افراد نیز می‌شود.شفافیت چیزهایی را آشکار می‌کند که مردم ترجیح می‌دهند پنهان بماند! انگیزه‌ها، باورها، نگرش‌ها، سؤگیری‌ها و غیره. برای مثال، ممکن است آنها هنوز آماده گفتگو در آن مورد نباشند؛ یا صلاحیت پاسخگویی را نداشته باشند و یا حتی پاسخ سؤال شما را ندانند.

چرا باید بپرسیم “چرا؟”

ما باید دلیل کارها را بپرسیم، به‌خصوص در تجزیه و تحلیل کسب‌وکارها و تصمیم‌گیری‌های مدیران محصول. چرا این کار را انجام می‌دهیم؟ چرا قبلاً انجام نشده است؟ چرا این مهم است؟ چرا آن مهم نیست؟ چرا به فلان ویژگی نیاز دارید؟ چرا میزان خرید کاربران کم شده؟ و… اینها بعضی از سؤالات مهمی هستند که به ما کمک می‌کنند تا مسائل، دلایل، باورها، انگیزه‌ها، موانع و خواسته‌های اساسی را کشف کنیم. قبل از پرداختن به یک مشکل، باید آن را تشخیص دهیم تا درمان مؤثر باشد.

چگونه بدون ایجاد تنش بپرسیم “چرا؟”

اکنون که مشخص کردیم چرا باید بپرسیم “چرا”، بیایید در مورد چگونگی پرسیدن “چرا” بدون استفاده از واژه چرا صبحت کنیم. راه‌های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد. استفاده از “چه” و “چطور” یکی از روش‌های پرکاربرد است.

“چه چیزی” از حس کنجکاوی نشأت می‌گیرد در حالیکه “چرا” لحن همراه با اتهام و سرزنش دارد. “چرا این کار را کردی؟” می‌تواند شخص را در حالت تدافعی قرار داده و به او این احساس را بدهد که باید رفتار خود را توجیه کند. این لحن پرسش در زندگی روزمره ایرادی ندارد اما هنگام کار با سهامداران، ذینفعان یا حتی تیم خود، بهتر است که سؤال دیگری بپرسید.

“چه چیزی” درهایی را باز می‌کند که ممکن است با “چرا” بسته شوند. “هدفت از انجام این کار چی بود؟” روشی ملایم‌تر برای فهمیدن این موضوع است که چرا کسی یک کار خاصی را انجام داده است. احتمالاً جواب‌های مفیدتری نیز بدست خواهید آورد.

 به طور مشابه، بیان سوالات با استفاده از کلمه “چطور” می‌تواند مکالمات سازنده‌ای را شروع کند. به عنوان مثال، در یک جلسه تیمی که حاضران از یک موقعیت خاص ناراحت هستند، “چطور همه ناراحتن! چی شده؟” دقیقاً همان سؤال “چرا همه اینقدر ناراحت هستند؟” است. اما از نظر احساسی سؤالی هوشمندانه‌تر است.

در ادامه راه‌های خلاقانه پرسیدن “چرا” بدون استفاده از واژه چرا را بررسی می‌کنیم.

زمان شناسایی علت اصلی

مدیران سازمان، تحلیلگران کسب‌وکار و اعضای تیم محصول و تیم فنی به روش‌های خلاقانه‌ای نیاز دارند تا بفهمند که چگونه چیزی تا این حد از کنترل خارج شده است؛ این سؤالات کمک می‌کنند تا بفهمیم مشکلات چگونه به‌وجود آمده‌اند. این سؤالات را می‌توان به جای “چرا شما این کار را کردی؟”، “چرا تو این کار را نکردی؟” یا “چرا اینطوری است؟” و سؤالات مشابه استفاده کرد.

هنگام شناسایی انگیزه

گاهی اوقات، شما نیاز دارید که انگیزه پشت یک سؤال را درک کنید. این موضوع در هنگام اولویت‌بندی کارها و تصمیم‌گیری مهم است. انگیزه‌ها شخصی هستند و مردم در افشای آن‌ها مردد. یا به سادگی نمی‌توانند کلماتی برای توضیح پیدا کنند. در این موارد شما باید انگیزه‌ها را کشف کنید. این سؤالات را می‌توان به جای “چرا این را می‌خواهید؟” استفاده کنید. و یا “چرا به این نیاز دارید؟”

زمانیکه می‌خواهید چیزی را ارزش‌گذاری کنید

ذینفعان چیزهایی را می‌خواهند که برایشان مهم است؛ اما آیا این خواسته‌ها برای کاربران نهایی، محصول و سازمان هم مهم هستند؟ تحلیلگران کسب‌وکار و رهبران پروژه مسئول خلق ارزش هستند، بنابراین یافتن راه‌هایی برای تعیین ارزشمند بودن چیزی بدون وارد کردن استرس به افراد مهم است.

به جای «چرا فلان چیز مهم است؟» از این سؤالات استفاده کنید:

هنگام تصمیم‌گیری یا شروع فرآیند

چرا مدیریت تصمیم گرفت این کار را به روش خود انجام دهد؟ ما هم دوست داریم در جریان جزئیات قرار بگیریم. متأسفانه، گاهی اوقات رهبران تصمیم می‌گیرند و اینکار را بدون هیچ توضیحی انجام می‌دهند. به زبان ساده پیام آن‌ها این است: «این تصمیم ماست. چاره‌ای جز پذیرش آن ندارید.»

در تجزیه و تحلیل کسب‌وکار، پی بردن به دلیل پشت یک تصمیم یا فرآیند می‌تواند باعث شود تا ارزش واقعی آن تصمیم یا فرآیند را درک یا ارزیابی کنیم. زمانی که درک کاملی از دلیل آن نداریم، ممکن است شروع به انجام کاری کنیم که اوضاع را بهبود ندهد. همین موضوع می‌تواند باعث هدر رفت منابع و انرژی تیم‌ها و سازمان شود.

این سؤالات را می‌توان به جای “چرا آن تصمیم را گرفتید؟” یا “چرا ما باید اینکار را انجام دهیم؟” در مواجهه با رهبران و مدیران سازمان مطرح کرد. (و سؤالات مشابه). برخی از این سؤالات کاملاً مستقیم و بعضی دیگر خیلی غیر مستقیم هستند اما مطمئن باشید که به جواب دلخواه خواهید رسید.

یک نکته اضافی

وقتی سؤال می‌پرسید، با کمی سکوت، به مخاطب خود زمان بدهید تا پاسخ بدهد. هر بار یک سؤال بپرسید و اگر مخاطب از پاسخ به سؤال طفره رفت، سعی کنید هدف خود از سؤال را شفاف بیان کنید و تا به جواب نرسیدید، از اصرار کردن نترسید.

در میان صحبت اگر متوجه شدید که در حال ارائه توضیحات اضافی و بی‌مورد هستید، بدانید که اینکار صرفاً برای پُر کردن سکوت است و هیچ ارزش دیگری ندارد. این کار را نکنید. هرچه مخاطب شما بیشتر صحبت کنند، اطلاعات بیشتری به دست خواهید آورید.

روش خود را برای پرسیدن “چرا” داشته باشید.

همانطور که می‌بینید، سؤالات بالا همه راه‌هایی برای رسیدن به پاسخ‌های مشابه هستند. می‌توان از آنها برای پرسیدن سؤال در هر موضوعی استفاده کرد. برای مثال، شاید لازم باشد بدانید که چرا معیارهای خاصی را در یک پیشخوان باید نمایش داد. یا شاید از خود می‌پرسید که چرا این شخص اصلاً به پیشخوان باید دسترسی داشته باشد.با استفاده از برخی سؤالات می‌توان دلیل آن را متوجه شد.

 مهم نیست که در چه زمنیه‌ای فعال هستید؛ فقط بدانید که می‌توانید و باید سؤال بپرسید تا به نیت اصلی درخواست‌ها، مسائل و تصمیمات برسید. احتمالاً برای کمک به حل مشکل استخدام شده‌اید و حل مسئله معمولاً مستلزم پرسیدن سؤالات سخت است!

این نوشته ترجمه‌ای بود از مقاله‌ای با همین نام که توسط Tia Loehnert در وبسایت مدیوم منتشر شده است.